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jueves, 30 de junio de 2011

CÓMO ESCRIBIR UN MAIL PROFESIONAL

¿Cuántos correos enviamos al cabo de nuestra jornada laboral? ¿Pensamos realmente en la imagen que transmiten nuestros mensajes?

Aquí tenemos algunos pequeños consejos para hacerlos profesionales y que expresen en positivo sobre nosotros mismos.

1. Uso de frases completas.
¿Puede alguien entender lo que realmente queremos decir cuando usamos estas "expresiones": Bs, APT, FYI...? ¿Besos, buenos días, Asociación profesional de Tenistas, fallas y ilusiones...?
No cuesta tanto usar nuestro rico lenguaje español, y en vez de FYI (for you information), expresar que la información que transmitimos es interesante/importante para quien nos dirigimos.

2. Pensar bien antes de escribir.
La inmediatez del correo electrónico nos lleva en muchas ocasiones a "actuar antes de pensar", pensando que se trata casi de una conversación cara a cara. Pero a diferencia de ésta, lo escrito escrito queda, y nunca sabemos a dónde puede ir a parar lo que hemos escrito.

3. Claridad
Porque lo que escribimos no es un cara a cara, en donde podemos aclarar de inmediato malos entendidos, necesitamos ser claros y concisos en nuestras palabras, a la hora de expresar lo que queremos decir.

4. Principio y final.
Aunque nuestros correos no sean cartas, debemos mantener una cierta estructura. Brevemente debemos comenzar con una introducción al asunto que tratamos, para que nuestro lector recuerde de qué tratamos. Y necesitamos un final, a modo de resumen y que consiga el objetivo que nos hayamos marcado, ya sea una respuesta, la aclaración y un toque humano.

5. Estructura sencilla.
No vamos a escribir la gran novela americana del siglo. Por ello, renunciemos a un lenguaje ampuloso, al uso excesivo de adjetivos, frases largas. Y también, por el principio de que nunca sabemos quién puede terminar por leerlo, evitemos las excesivas familiaridades, el lenguaje desenfadado no es el más indicado para los correos profesionales.

6. Ortografía.
No sólo debemos prestar atención a lo que queremos decir, sino también a cómo decirlo. Y para ello, cuidemos la ortografía, el uso adecuado de los signos de puntuación. ¡Vaya imagen puede dar un directivo si en sus correos existen faltas de ortografía! No descartemos tener a mano un pequeño manual sobre dudas ortográficas.

7. Releer antes de mandar.
Casi todos, en un momento dado, podemos padecer el síndrome del "dedo rápido", ese síndrome que hace que pulsemos compulsivamente a la tecla "enviar". Creemos que ganamos tiempo así, y actuando así ganamos constantemente ocasiones para ponernos colorados por culpa de correos que no han sido releídos. Incluso, si podemos, es conveniente dejar los correos reposar unos minutos antes de enviarlos.

En definitiva, los correos profesionales son una gran herramienta de trabajo, pero contienen también unos riesgos fáciles de evitar usando el sentido común.

¡Suerte!

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